DMS Connect

ecoDMS

Das Modul ecoDMS vereinfacht die rechtskonforme Archivierung nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) der in TopKontor Handwerk erstellten Dokumente. Mit dem Druck der Dokumente werden diese automatisch in ecoDMS archiviert und können im Projekt- und Adresstamm aufgerufen werden. Dabei werden die Dokumente klassifiziert, volltextindexiert und können damit später einfacher, z.B. über einen Suchbegriff, gefunden werden.

Neben den Dokumenten können auch e-Mails archiviert werden. Das Programm lädt sich selbständig die Mails vom Mailserver und legt sie automatisch und gesetzeskonform im Mail-Archiv ab. Dabei wir damit einem 2-Stufigen Konzept gearbeitet, mit dem es möglich ist, nicht archivierungspflichtige Mails von der Archivierung auszuschließen. Damit ist die Mailarchivierung ebenfalls rechtskonform. Um die volle Rechtskonformität von ecoDMS Mailarchivierung zu erhalten, muss jedes Mailkonto, über welches geschäftsrelevante Daten empfangen und gesendet werden, journalingfähig sein. Das bedeutet, dass jede Mail von jedem Gerät, welches dieses Postfach bedient, erfasst werden können muss. Mit einer Journalingfunktion ist dies gewährleistet, da in ein separates Journalingpostfach alle ein- und ausgehenden Mails gesammelt werden und von dort dann vom Mailarchivsystem abgeholt werden. Fragen Sie Ihren Mailprovider, ob dieser eine solche Funktionalität zur Verfügung stellt. Office 365-Exchangepostfächer haben diese Funktion, ebenfalls biete ich Journalingfähige Postfächer an.

Geben Sie die Dokumente z.B. an den Steuerberater weiter oder müssen jemandem für ein Projekt bestimmte Dokumente weiterleiten ist dies einfach per Mail möglich. Die benötigten Dokumente ins Clipboard legen und per Mail versenden.

Die archivierten Daten liegen dabei immer auf dem eigenen PC oder im eigenen Netzwerk und ligen verschlüsselt und Containern und einer SQL-Datenbank. Der Zugriff auf die Daten erfolgt auf mehreren Wegen. Über den Desktop-Client, Webzugriff, Tablet oder Smartphone.

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